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Excel compte plus de 500 fonctions. Bonne nouvelle : dix suffisent à couvrir la quasi-totalité de vos besoins professionnels. Que vous soyez comptable, RH, commercial ou entrepreneur, ces dix formules changeront votre façon de travailler.
Nous les présentons ici par niveau de difficulté, avec un exemple concret pour chacune et un lien vers le guide détaillé quand il existe. Commencez par le niveau débutant et progressez à votre rythme : chercher à tout apprendre d’un coup est le meilleur moyen de ne rien retenir.
- Quatre formules de base couvrent déjà la plupart des tâches quotidiennes : SOMME, MOYENNE, SI et NB.SI.
- Quatre formules intermédiaires font la vraie différence : RECHERCHEX, SOMME.SI, NB.SI.ENS et CONCAT.
- Deux outils avancés impressionnent en réunion : SI.CONDITIONS et le tableau croisé dynamique.
- Comptez huit semaines à raison de quelques heures par semaine pour les maîtriser toutes, dans l’ordre.
Vue d’ensemble
Les 10 formules à connaître, classées par niveau
| Formule | Ce qu’elle fait | Niveau | Guide détaillé |
|---|---|---|---|
SOMME | Additionne des valeurs | Débutant | Ci-dessous |
MOYENNE | Calcule une moyenne | Débutant | Ci-dessous |
SI | Teste une condition | Débutant | Lire le guide |
NB.SI | Compte selon un critère | Débutant | Lire le guide |
RECHERCHEX | Cherche une valeur dans un tableau | Intermédiaire | Lire le guide |
SOMME.SI | Additionne selon un critère | Intermédiaire | Lire le guide |
NB.SI.ENS | Compte selon plusieurs critères | Intermédiaire | Lire le guide |
CONCAT | Assemble du texte | Intermédiaire | Ci-dessous |
SI.CONDITIONS | Teste plusieurs conditions | Avancé | Voir le guide SI |
| Tableau croisé dynamique | Analyse et synthétise | Avancé | Lire le guide |
Niveau 1
Les 4 formules de base
Si vous débutez, commencez par celles-ci. Elles couvrent les opérations les plus courantes : additionner, calculer une moyenne, tester une condition et compter.
1. SOMME : additionner des valeurs
La formule la plus utilisée d’Excel, et de loin. Elle additionne une plage de cellules en un clic.
Vous avez une colonne de montants de factures ? =SOMME(C2:C50) vous donne le total instantanément. Le raccourci Alt + = insère automatiquement la formule sur la plage détectée : c’est le premier réflexe à prendre, et il ouvre notre guide des raccourcis clavier Excel.
2. MOYENNE : calculer une moyenne
Calcule la moyenne arithmétique d’une plage de valeurs.
Utile pour la note moyenne d’une promotion, le panier moyen de vos clients ou le temps moyen de traitement d’un dossier. Pour ne calculer la moyenne que sur les lignes répondant à un critère, passez à MOYENNE.SI et MOYENNE.SI.ENS, construites sur la même logique que SOMME.SI.
3. SI : tester une condition
La formule qui rend un tableau intelligent. Elle affiche un résultat différent selon qu’une condition est remplie ou non.
=SI(B2>=10000 ; "Objectif atteint" ; "Non atteint") affiche automatiquement le statut de chaque commercial. La fonction SI est assez riche pour mériter son propre guide : consultez notre guide complet de la fonction SI pour les SI imbriqués, SI+ET, SI+OU et SI.CONDITIONS.
4. NB.SI : compter selon un critère
Compte les cellules qui répondent à une condition. Indispensable dès que vous construisez un tableau de bord.
=NB.SI(A2:A200 ; "Paris") compte combien de clients sont à Paris. Pour croiser plusieurs critères, passez à NB.SI.ENS, détaillée plus bas et dans notre guide complet NB.SI et NB.SI.ENS.
Les 4 formules de base en situation
| Produit | Quantité | Prix unitaire | Ville |
|---|---|---|---|
| PC portable | 2 | 800 € | Paris |
| Écran 24 pouces | 5 | 150 € | Lyon |
| Clavier | 10 | 50 € | Paris |
| PC portable | 1 | 800 € | Marseille |
| Souris | 15 | 30 € | Lyon |
| PC fixe | 3 | 1 200 € | Paris |
| PC portable | 2 | 800 € | Lyon |
| PC fixe | 1 | 1 200 € | Marseille |
| Objectif | Formule | Résultat |
|---|---|---|
| Total des prix unitaires | =SOMME(C2:C9) | 5 030 € |
| Quantité moyenne commandée | =MOYENNE(B2:B9) | 4,875 |
| Statut de la ligne 7 | =SI(C7>1000 ; "Premium" ; "Standard") | Premium |
| Nombre de ventes à Paris | =NB.SI(D2:D9 ; "Paris") | 3 |
Niveau 2
Les 4 formules qui font la différence
Ces formules séparent l’utilisateur qui subit son tableur de celui qui s’en sert. Si vous maîtrisez les quatre précédentes, passez à celles-ci.
5. RECHERCHEX : chercher une valeur dans un tableau
RECHERCHEX remplace l’ancienne RECHERCHEV. Elle cherche une valeur dans une colonne et renvoie un résultat depuis une autre, dans n’importe quelle direction.
=RECHERCHEX("REF002" ; A:A ; C:C ; "Non trouvé") cherche la référence et renvoie le prix correspondant. Si elle n’existe pas, la formule affiche votre message au lieu d’une erreur. Notre comparatif RECHERCHEV et RECHERCHEX explique pourquoi migrer et comment le faire sans casser vos fichiers.
6. SOMME.SI : additionner avec un critère
SOMME additionne tout. SOMME.SI n’additionne que les valeurs qui remplissent une condition.
=SOMME.SI(A2:A200 ; "Paris" ; C2:C200) additionne uniquement le chiffre d’affaires des clients parisiens. Pour cumuler plusieurs critères, SOMME.SI.ENS suit la même logique : tout est détaillé dans notre guide SOMME.SI et SOMME.SI.ENS.
7. NB.SI.ENS : compter avec plusieurs critères
La version multi-conditions de NB.SI. Elle ne compte que les lignes qui satisfont toutes les conditions simultanément.
=NB.SI.ENS(A:A ; "Julie" ; B:B ; "Sud" ; C:C ; ">1000") compte les ventes de Julie en région Sud dépassant 1 000 €. Trois conditions vérifiées d’un coup.
8. CONCAT : assembler du texte
Combine le contenu de plusieurs cellules en une seule chaîne.
Si A1 contient « Dupont » et B1 « Marie », la formule =B1&" "&A1 renvoie « Marie Dupont ». Très utile pour générer des noms complets, des codes produits ou des adresses à partir de colonnes séparées.
Les 4 formules intermédiaires en situation
| Réf | Prénom | Nom | Région | CA |
|---|---|---|---|---|
| REF01 | Julie | Martin | Sud | 1 200 € |
| REF02 | Paul | Dupont | Nord | 800 € |
| REF03 | Julie | Martin | Sud | 1 500 € |
| REF04 | Marc | Lefebvre | Est | 950 € |
| Objectif | Formule | Résultat |
|---|---|---|
| CA de la référence REF02 | =RECHERCHEX("REF02" ; A2:A5 ; E2:E5) | 800 € |
| CA total de la région Sud | =SOMME.SI(D2:D5 ; "Sud" ; E2:E5) | 2 700 € |
| Ventes de Julie dans le Sud au-dessus de 1 000 € | =NB.SI.ENS(B2:B5 ; "Julie" ; D2:D5 ; "Sud" ; E2:E5 ; ">1000") | 2 |
| Identité complète de la ligne 2 | =B2&" "&C2 | Julie Martin |
Niveau 3
Les 2 outils qui changent la donne
9. SI.CONDITIONS : tester plusieurs conditions sans imbrication
SI.CONDITIONS remplace les SI imbriqués dès que vous dépassez deux ou trois conditions. Le résultat est nettement plus lisible et bien plus facile à maintenir six mois plus tard.
Pour attribuer une mention selon la note : =SI.CONDITIONS(A2>=16 ; "Très bien" ; A2>=14 ; "Bien" ; A2>=12 ; "Assez bien" ; A2>=10 ; "Passable" ; VRAI ; "Insuffisant"). Disponible à partir d’Excel 2019 et sur Excel 365, ce qui impose de vérifier la version de vos destinataires avant de diffuser un fichier.
10. Le tableau croisé dynamique
Ce n’est pas une formule mais un outil, et c’est probablement la fonctionnalité la plus puissante d’Excel. Un TCD résume 10 000 lignes en un tableau synthétique en trente secondes, avec totaux par catégorie, filtres dynamiques et graphiques interactifs.
À partir d’un fichier de ventes, il vous donne instantanément le chiffre d’affaires par mois, par commercial et par produit, sous-totaux compris. Notre guide complet des tableaux croisés dynamiques vous en fait construire un en cinq minutes.
Méthode
Quelle formule pour quel besoin ?
Aucune fonction dédiée n’existe : un pourcentage se calcule avec une simple division ou multiplication, à condition de comprendre comment Excel stocke la valeur. C’est la source d’erreur la plus fréquente chez les débutants, et nous lui avons consacré un guide entier : calculer un pourcentage dans Excel, du calcul d’une part au prix avant remise.
Progression
Le parcours d’apprentissage recommandé
Apprendre les dix formules d’un coup n’est pas réaliste. Voici le rythme que nous conseillons à nos apprenants, et que reprend notre livre « Maîtrisez Excel ».
Semaines 1 et 2
SOMME, MOYENNE et les raccourcis clavier essentiels. Vous devenez plus rapide dès la première semaine.
Semaines 3 et 4
SI et NB.SI. Vos tableaux deviennent réactifs : ils testent, comptent et affichent des statuts automatiquement.
Semaines 5 et 6
RECHERCHEX et SOMME.SI. Vous croisez des données entre plusieurs tableaux et vous filtrez vos calculs.
Semaines 7 et 8
NB.SI.ENS, SI.CONDITIONS et les tableaux croisés dynamiques. Vous êtes opérationnel sur l’analyse de données.
Une fois ces bases acquises, trois compétences complémentaires transforment un tableau correct en outil réellement lisible : la mise en forme conditionnelle pour faire ressortir l’anomalie, la liste déroulante pour fiabiliser la saisie, et le graphique pour faire passer le message en trois secondes.
Questions fréquentes sur les formules Excel
Quelle est la fonction Excel la plus utilisée ?
SOMME, de très loin. Elle représente à elle seule une part considérable des calculs effectués quotidiennement dans les entreprises. C’est aussi la plus simple : le raccourci Alt + = l’insère automatiquement.
Quelle différence entre NB.SI et SOMME.SI ?
NB.SI compte le nombre de cellules qui répondent au critère, par exemple combien de factures sont impayées. SOMME.SI additionne le contenu de ces cellules, c’est-à-dire le montant total de ces factures. Même logique, résultat différent.
Faut-il utiliser SI ou SI.CONDITIONS ?
SI.CONDITIONS est plus lisible dès que vous testez plus de deux ou trois conditions. Attention toutefois à la compatibilité : elle n’existe pas avant Excel 2019. Si vous partagez vos fichiers avec des utilisateurs sur une version antérieure, restez sur des SI imbriqués.
Quelle est la formule la plus difficile à apprendre ?
INDEX combiné à EQUIV a longtemps été la bête noire des apprenants, mais RECHERCHEX l’a rendue presque obsolète. Le véritable saut de difficulté se situe au passage aux tableaux croisés dynamiques, car il demande de structurer ses données autrement.
Combien de formules faut-il connaître pour être efficace ?
Les quatre formules de base suffisent à la plupart des tâches quotidiennes. Les six suivantes vous font passer au niveau supérieur et couvrent la quasi-totalité des besoins professionnels courants. Au-delà, vous entrez dans des usages spécialisés.
Les formules fonctionnent-elles dans Google Sheets ?
Oui pour la grande majorité d’entre elles, avec la même syntaxe : SOMME, MOYENNE, SI, NB.SI, RECHERCHEX et SOMME.SI s’y comportent à l’identique. Quelques fonctions récentes font exception, notamment sur les formats matriciels.
Quelle différence entre une formule et une fonction ?
Une formule est toute expression commençant par le signe égal, par exemple =A1+B1. Une fonction est un calcul prédéfini par Excel, avec un nom et des arguments, comme =SOMME(A1:A10). En pratique, les deux termes s’emploient indifféremment.
Ces formules sont-elles au programme de la certification ENI ?
Oui. Les dix formules de ce guide font partie des compétences évaluées dans la certification ENI Excel RS7536. L’épreuve se déroule sur cas pratiques : il ne s’agit pas de réciter une syntaxe mais de l’appliquer sur un fichier réel, en temps limité.
Maîtrisez ces 10 formules en 20 heures
Chercher une syntaxe sur un moteur de recherche à chaque blocage coûte plus de temps qu’une formation structurée. Notre parcours couvre toutes les formules de ce guide, du niveau débutant à l’avancé, avec un formateur dédié qui vous débloque directement sur vos propres fichiers pendant l’heure de coaching individuel. C’est plus rapide et plus efficace que d’apprendre seul.
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Sources
- Vue d’ensemble des formules dans Excel (Microsoft Support)
- Fonctions Excel par catégorie (Microsoft Support)
- Fiche RS7536, Créer des tableaux visuels efficaces avec Excel (France Compétences)
